立替金の精算をいつまで求められるか聞かれたら

立て替えたお金を返してもらう権利は、民法第166条で時効が決まっています。請求できると知った時から5年、または請求できる時から10年のどちらか早いほうで消滅します。

経費を立て替えた社員は、立て替えた時点で請求できることを知っています。そのため実際には5年が目安になります。

社内の締め日は、会社が経理の作業を回すために決めた手続き上の期限です。締め日を過ぎた瞬間に、立て替え分を返してもらう権利そのものが消えるわけではありません。

そのため「締め日を過ぎたので自腹です」とは答えません。遅れた分の出し方を案内し、社内で決めた遅延時の手続きに乗せます。

締め日そのものの決め方や、何か月前の領収書まで受け付けるかは、経費精算の締め日を聞かれたらで確かめます。

休職中の社会保険料のように、会社が社員の負担分を先に納めることがあります。社会保険料は社員と会社が半分ずつ負担し、納める義務は会社にあるためです（健康保険法第161条）。

会社が社員の報酬から保険料を控除できるのは、通貨で報酬を支払う月だけです（健康保険法第167条）。給与が出ない休職月は控除できないので、会社がいったん納めて社員に請求します。

この請求も民法上の債権なので、時効は前の項目と同じ5年です。ただし月をまたいで積み上がると金額が大きくなり、回収しにくくなります。

育児休業と産前産後休業の期間は、会社が申し出れば保険料を徴収しないしくみがあります（健康保険法第159条、第159条の3）。私傷病による休職には、この免除はありません。

休職が始まる時点で、毎月いくら立て替えるのか、いつどうやって返してもらうのかを社員に書面で伝えておきます。

賃金は全額を支払わなければならず、一部を控除できるのは法令に定めがある場合と、書面による労使協定がある場合だけです（労働基準法第24条）。

社会保険料と税金は法令に基づく控除なので、協定がなくても引けます。会社が立て替えた本人負担分の回収はこれにあたらないので、別に労使協定が必要です。

協定がないときは、社員から振り込んでもらうか、個別に書面で同意を取ります。給与明細の控除欄に無断で載せると、賃金の未払いを指摘されるおそれがあります。

立替金の回収を給与控除で行う会社は、協定の対象に「会社が立て替えた社会保険料の本人負担分」が入っているかを確かめます。

退職する月は、前月分とその月分の保険料をまとめて報酬から控除できます（健康保険法第167条第1項）。退職月の手取りが大きく減るので、本人に先に知らせておきます。

それでも足りない立替金が残るときは、最後の給与が出る前に返し方を決めます。退職後に連絡が取れなくなると、回収はほぼできません。

決めることは次の3つです。

• 残っている立替金の金額と内訳
• いつまでに、どの方法で払うか
• 最後の給与や退職金から引くか（引くなら書面の同意を取る）

金額と期限を書いた書面を渡し、本人の控えも残します。口頭の約束だけでは、あとで金額の認識がずれます。

返事に入れるのは、いつまでに出せばよいかと、過ぎてしまったときに何をすればよいかの2つで足ります。時効の年数は、聞かれたときだけ答えます。

社内の締め日を過ぎた申請が毎月出るなら、締め日の案内の出し方を見直します。

立替金の金額が大きい社員には、前払いという選択肢も案内できます。立て替えが高額になる場合の扱いは、立て替えが高額になるので前もってお金が欲しいと言われたらで確かめます。