領収書をなくしたと言われたら

領収書をなくしたと聞いたら、まず代わりの書類が手に入らないかを確かめてもらいます。お店やホテルに問い合わせると、再発行に応じてもらえることがあります。応じるかどうかはお店の判断なので、断られることもあると伝えておきます。

ネットで買った物や、配車アプリで呼んだタクシーは、購入履歴のページや受信メールから領収書を取り直せることがあります。メールで届いた領収書のPDFは、それ自体が正式な書類です。電子帳簿保存法では、データで受け取った領収書はデータのまま保存するので、印刷した紙だけでなくPDFも提出してもらいます。

「カードの明細があるから大丈夫」という声はよく聞かれます。国税庁の資料「インボイス制度 応用編（令和8年5月）」は、カードの利用明細書を取り上げています。利用明細書は、一般的にインボイスの記載事項を満たさないとされています。そのため、明細の保存だけでは消費税の仕入税額控除ができません。

明細は、支払った事実を示す補助の記録としては役に立ちます。紛失届に添えてもらう資料としては有効です。ただし、消費税の控除に使う書類としては、お店が発行したレシートや領収書が別に必要です。社員には「明細は添付してかまわないが、領収書の代わりにはならない」と伝えます。

再発行ができない場合の手続きは会社ごとに違います。よくあるのは、社員が日付、支払先、金額、内容、なくした経緯を書き、上長の承認を受ける「領収書紛失届」や「支払証明書」です。

紛失届で精算を認めるかどうか、上限額を設けるかは社内の規程で決めます。社員には、紛失届の書式と、あわせて出してほしい記録を案内します。記録の例は、カードの利用明細、予約確認メール、交通系ICカードの利用履歴などです。支払ったことと業務で使ったことが、第三者にもわかる形で残るようにします。

インボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるために、帳簿とインボイスの保存が原則として必要です。領収書をなくし、代わりの書類も手に入らない場合、その分は原則として控除できません。紛失届は社内で作る書類なので、インボイスの代わりにはなりません。

ただし、インボイスがなくても、帳簿に必要な事項を書けば控除できる取引があります。1回の運賃が税込3万円未満の電車・バス・船の運賃や、社員に支給する出張旅費・宿泊費・日当のうち通常必要と認められる部分などです。

また、規模の小さい会社向けに少額特例があります。基準期間の課税売上高が1億円以下、または特定期間の課税売上高が5千万円以下の会社が対象です。2029年9月30日までの税込1万円未満の課税仕入れなら、帳簿のみの保存で控除できます。自社がこれに当たるかは、経理の責任者に確認しておきます。

社員への返事で消費税の話まで細かく説明する必要はありません。経理の中で「この支出はインボイスがない」とわかるように、会計システムの税区分や摘要で区別しておけば足ります。

問い合わせてきた社員を責めると、次からはなくしても申告されなくなります。経理にとっては、記録のない支出が増えるほうが困ります。

返事の最後に、なくさないための方法を一つ添えます。受け取ったその日に経費精算システムのアプリで撮影して申請する、領収書は財布ではなく決まった封筒に入れる、などです。撮影した画像があれば、原本をなくしても内容は確かめられます。ただし、撮影したあとに原本を捨ててよいかは、会社がスキャナ保存の要件を満たした運用をしているかで決まります。原本の扱いは、自社の運用に合わせて別に案内します。