電車代やバス代の精算方法を聞かれたら

インボイス制度では、1回の取引が税込3万円未満の公共交通機関の運賃について、鉄道会社などのインボイス交付義務が免除されています。支払う側の会社も、帳簿に一定の事項を書けば、インボイスを保存しなくても消費税の仕入税額控除ができます。国税庁はこれを公共交通機関特例と呼んでいます。

帳簿には、通常の記載事項に加えて「3万円未満の鉄道料金」のように特例の対象である旨を書きます。この場合、相手方の住所や所在地は書かなくてかまいません。社員から見ると、電車代やバス代に領収書は要らない、ということです。ただし、税法で要らないことと、社内で何を出してもらうかは分けて考えます。

特例の対象は、船、路線バス、鉄道やモノレールによる旅客の運送です。空港アクセスバスのような路線不定期運行や、予約して乗る乗合の運行も含まれます。特急料金、急行料金、寝台料金も対象です。一方、駅の入場料金は対象になりません。

タクシー、飛行機、レンタカーは、この特例の対象外です。タクシーや航空会社、レンタカー会社は簡易インボイスを発行できる事業に当たります。登録番号の入った領収書を受け取って提出してもらいます。

迷いやすいのはバスです。国税庁のQ&Aで対象とされているのは、道路運送法の一般乗合旅客自動車運送事業として運行するバス、つまり誰でも乗れる乗合バスです。団体で借りる貸切バスは、この一覧に入っていません。判断がつかない乗り物は、領収書を残してもらうよう伝えておくと、あとで困りません。

3万円未満かどうかは、切符1枚ごとの金額ではなく、1回の取引の税込金額で判定します。国税庁のQ&Aでは、大人運賃13,000円の新幹線を4人分まとめて買うと、52,000円で判定するという例が示されています。この場合は特例の対象外なので、インボイスの保存が必要です。

1か月分をまとめた合計額で判定するわけでもありません。1か月の電車代が3万円を超えていても、1回ごとの乗車が3万円未満なら特例の対象です。複数人分をまとめて買ったときは、領収書を残してもらいます。なお、出張の旅費として社員に支給するものには、出張旅費等特例という別の扱いがあります。

税法上インボイスが要らなくても、会社としては本当に業務で移動したかを確かめる必要があります。そのため、日付、訪問先、乗った区間、金額を申請してもらいます。経路検索の結果の画面や、交通系ICカードの利用履歴を印字したものを添付してもらう会社もあります。

通勤定期の区間と重なる移動を精算の対象にするかは、社員から質問が来やすいところです。定期区間を含む経路の扱いと、最安の経路ではなく速い経路を使ってよい条件も、規程で決めて案内します。交通系ICカードにチャージした金額の領収書は、どの移動に使ったかがわかりません。精算は乗った区間ごとに申請してもらいます。

「領収書は要りません」とだけ伝えると、社員は何も記録を残さずに申請してきます。要らない理由を説明するより、代わりに何を入力すればよいかを具体的に伝えます。

タクシーの扱いも一緒に聞かれやすいところです。タクシーは領収書が必要なことと、使ってよい条件（重い荷物がある、終電を過ぎたなど）をあわせて案内しておきます。そうすれば、同じ社員から続けて問い合わせが来るのを防げます。

新しく入った社員は、前の会社のやり方で申請してくることがあります。入社時の案内に、電車代の申請方法を1枚で載せておくのも手です。