経費精算の締め日を聞かれたら

経費精算の締め日を定めた法律はありません。会社ごとに、月次決算の日程に合わせて経費精算規程や経理のマニュアルで決めています。

「毎月末で締めて、翌月5営業日までに申請」のような決め方がよくあります。

そのため、答えるときは自社の規程に書かれた日付をそのまま伝えます。規程に日付がなく、慣習で回っている会社もあります。

その場合は経理の責任者に確認し、決まった答えを社内FAQに残しておくと、次に聞かれたときに迷いません。

「期限は法律で決まっていますか」と聞かれたら、締め日を決めた法律はないと答えます。法律で決まっているのは、立て替えたお金を返してもらう権利の時効で（民法166条）、社内の締め日とは別のものです。

締め日だけを伝えると、「9月30日に使った分は9月分か10月分か」「出張は最終日で数えるのか」と追加の質問が来ます。規程で決めている基準の日付も一緒に伝えます。

基準になりやすいのは、次のどれかです。

• 領収書の日付
• 出張から戻った日
• カードの利用日

クレジットカードで払った分は、利用日と引き落とし日がずれるので質問が増えます。月をまたぐ出張も、行きと帰りで月が変わるため迷いやすいところです。

いつ振り込まれるのかも聞かれやすいので、振込日もあわせて答えられるようにしておきます。振込日の決まり方や、どの締め日までの申請がその振込に乗るかは、経費精算のお金はいつ振り込まれるか聞かれたらで確かめます。

「過ぎたら一切受け付けない」と答えると、社員は立て替えた分を黙って諦めるか、翌月に日付をずらして出してきます。どちらも経理にとっては困る結果です。

遅れた分をいつまで受け付けるか、また遅れたときに上長の承認や理由の記入が必要かを決めておきます。

決算期末をまたいで遅れると、経理はその費用を前の期に入れるための処理をしなければなりません。そのため、決算月だけ締め日を早める会社もあります。

社員には「過ぎてしまった分も、まずは早めに出してください」と伝えます。遅れた理由を責める返事をすると、次からは申請そのものを出さなくなりがちです。

何度も遅れる社員には、問い合わせの返事とは別に、上長を通して声をかけるほうが角が立ちません。締め日を過ぎた申請が多い月があれば、締め日の案内の出し方を見直すきっかけにもなります。

数か月前の領収書が財布から出てきた、という相談もあります。締め日を過ぎて自腹になるかどうかは、遅れた申請を何か月前の分まで受け付けるかという社内の決め方で決まります。

立て替えたお金を返してもらう権利は、社内の締め日を過ぎても時効までは残るので、まず申請してもらいます。

「古い領収書でも使えますか」と聞かれることもあります。領収書に、法律で決まった有効期限はありません。

何か月前の領収書まで精算に使えるかは、前の項目と同じく社内の規程で決めます。

会社の側には、保存の期限があります。法人は、受け取った領収書などの書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します（国税庁「帳簿書類等の保存期間」）。

青色申告で欠損金が出た事業年度は10年間です。精算が済んだ領収書を社員に返したり捨てたりせず、経理で保存します。

紙の領収書をスマートフォンなどで読み取って画像で保存し、原本を捨てる運用を、電子帳簿保存法のスキャナ保存といいます。この運用をしている会社には、税法上の入力期限があります。

国税庁の一問一答（令和8年7月）では、領収書のような書類の入力期限として2つの方法が示されています。

• 受け取ってからおおむね7営業日以内に入力する方法
• 事務処理の規程を定めたうえで、最長2か月の業務サイクルが過ぎたあと、おおむね7営業日以内に入力する方法

ここでいう入力は、撮影するだけでなく、タイムスタンプを付けるか、訂正や削除の履歴が残るシステムに保存するところまでを指します。

期限を過ぎた画像はスキャナ保存の要件を満たさないので、紙の原本を保存しなければなりません。

社内の締め日がこの期限より遅いと、社員が締め日を守っていても要件から外れることがあります。スキャナ保存をしている会社は、締め日と入力期限の関係を経理の責任者に確かめておきます。

撮ったあとに原本を捨ててよいかは、領収書はスマホで撮れば捨てていいか聞かれたらで確かめます。

問い合わせへの返事は、締め日の日付と、過ぎてしまったときにどうすればよいかの2つで足ります。規程の条文を貼るより、「10月分は11月5日まで」のように月を入れて答えるほうが伝わります。

毎月同じ質問が来るなら、締め日の数日前に全社へお知らせを出します。月末や連休の前は駆け込みの申請が増えるので、その時期だけ社内チャットの目立つ場所に締め日を掲示しておく方法もあります。