経費精算の締め日を聞かれたら

経費精算の締め日を定めた法律はありません。会社ごとに、月次決算の日程に合わせて経費精算規程や経理のマニュアルで決めています。「毎月末で締めて、翌月5営業日までに申請」のような決め方がよくあります。

そのため、答えるときは自社の規程に書かれた日付をそのまま伝えます。規程に日付がなく、慣習で回っている会社もあります。その場合は経理の責任者に確認し、決まった答えを社内FAQに残しておくと、次に聞かれたときに迷いません。

締め日だけを伝えると、「9月30日に使った分は9月分か10月分か」「出張は最終日で数えるのか」と追加の質問が来ます。規程で決めている基準の日付も一緒に伝えます。

基準になりやすいのは、領収書の日付、出張から戻った日、カードの利用日のどれかです。クレジットカードで払った分は、利用日と引き落とし日がずれるので質問が増えます。月をまたぐ出張も、行きと帰りで月が変わるため迷いやすいところです。いつ振り込まれるのかも聞かれやすいので、振込日もあわせて答えられるようにしておきます。

「過ぎたら一切受け付けない」と答えると、社員は立て替えた分を黙って諦めるか、翌月に日付をずらして出してきます。どちらも経理にとっては困る結果です。

遅れた分をいつまで受け付けるかと、遅れたときに上長の承認や理由の記入が要るかを決めておきます。決算期末をまたいで遅れると、経理はその費用を前の期に入れるための処理をしなければなりません。そのため、決算月だけ締め日を早める会社もあります。

社員には「過ぎてしまった分も、まずは早めに出してください」と伝えます。遅れた理由を責める返事をすると、次からは申請そのものを出さなくなりがちです。何度も遅れる社員には、問い合わせの返事とは別に、上長を通して声をかけるほうが角が立ちません。締め日を過ぎた申請が多い月があれば、締め日の案内の出し方を見直すきっかけにもなります。

紙の領収書をスマートフォンなどで読み取って画像で保存し、原本を捨てる運用を、電子帳簿保存法のスキャナ保存といいます。この運用をしている会社には、税法上の入力期限があります。

国税庁の一問一答（令和8年7月）では、領収書のような書類の入力期限として2つの方法が示されています。1つは、受け取ってからおおむね7営業日以内に入力する方法です。もう1つは、事務処理の規程を定めたうえで、最長2か月の業務サイクルが過ぎたあと、おおむね7営業日以内に入力する方法です。ここでいう入力は、撮影するだけでなく、タイムスタンプを付けるか、訂正や削除の履歴が残るシステムに保存するところまでを指します。

期限を過ぎた画像はスキャナ保存の要件を満たさないので、紙の原本を保存しなければなりません。

社内の締め日がこの期限より遅いと、社員が締め日を守っていても要件から外れることがあります。スキャナ保存をしている会社は、締め日と入力期限の関係を経理の責任者に確かめておきます。

問い合わせへの返事は、締め日の日付と、過ぎてしまったときにどうすればよいかの2つで足ります。規程の条文を貼るより、「10月分は11月5日まで」のように月を入れて答えるほうが伝わります。

毎月同じ質問が来るなら、締め日の数日前に全社へお知らせを出します。月末や連休の前は駆け込みの申請が増えるので、その時期だけ社内チャットの目立つ場所に締め日を掲示しておく方法もあります。