打刻を忘れたと言われたら

厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を定めています。このガイドラインでは、会社は社員の労働日ごとの始業と終業の時刻を確認し、記録することとされています。原則の方法は、上司などが直接見て確認するか、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間などの客観的な記録をもとに確認するかのいずれかです。

労働安全衛生法でも、会社はタイムカードやパソコンの使用時間の記録などの方法で社員の労働時間の状況を把握し、その記録を3年間保存します。こちらは管理監督者も対象です。打刻の記録は、会社がこうした義務を果たすための土台なので、忘れた日も実態に合わせて直します。ガイドラインの対象は、労働基準法の労働時間の規定が適用されるすべての事業場です。

打刻を忘れた日は、本人に実際の出勤と退勤の時刻を申告してもらい、上司が承認して記録を直します。ガイドラインは、自己申告で時間を把握する場合の措置も示しています。入退館の記録やパソコンの使用時間など、社内にいた時間がわかるデータと申告に大きなずれがあれば、実態を調べて補正します。

社員が申告できる時間に上限を設けるなど、正しい申告を妨げる扱いもガイドラインで認められていません。「打刻を忘れた日は定時で入れておいて」と一律に指示すると、実際と違う記録が残ります。修正した記録には、誰がいつ、どの記録をもとに直したかを残しておくと、後から確認を求められたときに説明できます。承認する上司にも、申告された時刻の根拠を確かめてから承認するよう伝えておきます。

賃金は、その全額を社員に支払うのが原則です（労働基準法24条）。打刻を忘れた日でも、実際に働いていれば働いた時間の賃金を払い、残業をしていれば残業代も払います。打刻がないことだけを理由に、欠勤として給与から引くことはできません。遅刻や早退の扱いは、実際の出勤と退勤の時刻を確かめてから判断します。

打刻忘れが続く社員に対して、就業規則で減給の制裁を定める場合も上限があります。1回の額は平均賃金の1日分の半額まで、総額は1回の賃金支払期の賃金総額の10分の1までです（同法91条）。まずは本人への声かけと、仕組みの見直しで回数を減らします。

ガイドラインは、会社が社員ごとに賃金台帳を正しく作ることも求めています。記入するのは、労働日数、労働時間数、休日労働の時間数、時間外労働の時間数、深夜労働の時間数です。打刻を直したら、給与の締めまでに勤怠の記録に反映し、賃金台帳の時間数とずれが出ないようにします。

なお、管理監督者や裁量労働制などのみなし労働時間制の社員は、このガイドラインの対象外です。それでも会社には健康を守るために労働時間を適正に管理する責任があるので、これらの社員の打刻忘れも放置しないように伝えます。

同じ社員が何度も忘れる場合は、勤怠システムの打刻漏れの通知や、パソコンの起動と連動した打刻など、忘れても気づける仕組みを検討します。修正申請の締め切りを給与の締め日より前に決めて伝えておくと、給与計算の直前に修正が集中しません。

在宅勤務や直行直帰で打刻できない日の扱いも、打刻忘れと一緒に聞かれます。始業と終業をどの方法で報告するかを決め、社内FAQで打刻忘れの答えの隣に載せておきます。打刻の修正の件数を部署ごとに毎月数えておくと、忘れが多い部署に絞って声をかけられます。