有給休暇の申請方法を聞かれたら

社員には、次の順番で申請するよう伝えます。
1. 休みたい日を決める
2. 就業規則の締め切りまでに、申請システムや申請書で上司に申請する
3. 上司が申請を確認して承認する
4. 申請した日に休む

手順の2と3は会社ごとに違うので、就業規則や社内のルールで次の3つを確かめてから答えます。

• 申請に使うシステムや書式
• 申請の締め切り
• 承認するのは直属の上司か所属長か

半日単位や時間単位で取れるかも、続けてよく聞かれます。

• 半日単位は、社員が希望し、会社が認めていれば取れます
• 時間単位は、会社が労使協定を結んでいる場合に限り、年5日分まで取れます

自社でどちらを使えるかを一覧にしておくと、すぐ答えられます。パートやアルバイトからの申請も、正社員と同じ手順で受け付けます。

申請の画面が見つからないという問い合わせに備えて、画面の場所を画像付きで社内FAQに載せておきます。

労働基準法第39条では、有給休暇は社員が請求した時季に与えるのが原則です。

会社が別の日に変更できるのは、その日に休まれると事業の正常な運営を妨げる場合だけです。これを時季変更権といいます。

時季変更権を使う場合も、有給休暇を取らせないのではなく、別の日に取らせることになります。

何のために休むかは社員の自由で、会社は目的を理由に取得を断れないと、厚生労働省も説明しています。申請書に理由欄がある会社でも、「私用」と書けば足りる扱いにしておくと、社員が遠慮せずに申請できます。

申請を承認する上司にも、この2点を伝えておきます。

上司が理由をしつこく聞いたり、「この日はやめて」と断ったりすると、人事への問い合わせが増えます。社員が申請をためらう原因にもなります。

年10日以上の有給休暇が付与される社員には、付与した日（基準日）から1年以内に5日を取得させる義務が会社にあります。管理監督者や契約社員も対象です。

次の日は、この5日に数えます。

• 社員が自分で申請して取った日
• 計画年休で取った日
• 前年から繰り越した分を使った日

ただし、時間単位で取った分は数えません。

5日に届きそうにない社員には、会社が取得日を指定します。指定する前に本人の意見を聞き、できるだけその希望を尊重するよう努めます。

すでに5日以上取っている社員には、会社が取得日を指定する必要はなく、指定することもできません。

この義務に違反すると30万円以下の罰金の対象になります。申請方法を聞いてきた社員の取得日数が少なければ、声をかけるきっかけにもなります。

労使協定で取得日を決める計画年休を導入している会社では、有給休暇の一部が夏季や年末年始の一斉休業などに充てられます。

計画年休に充てられるのは、5日を超える部分だけです。少なくとも5日は、社員が自分で日を決めて使える分として残ります。

申請後に「日数が足りない」と混乱しないよう、計画年休に充てる予定日数とあわせて、自由に使える日数を伝えます。

朝になって「熱が出たので、今日を有給にしたい」と連絡が来ることがあります。当日の連絡や休んだ後の申請を有給休暇として扱うかどうかは、会社のルールを確かめて答えます。

扱うなら、次を社内ルールに書いておきます。

• 誰にいつまでに連絡するか
• 何日以内に申請を出せばよいか

担当者によって答えが変わると、「前は認めてもらえた」という不公平感の原因になります。迷いやすい例（連絡のなかった欠勤を後から有給にしたい、など）は対応方針を1つに決めて社内FAQに載せ、次から同じ案内をします。