文房具や備品が欲しいと言われたら

備品の問い合わせは、共用の棚に置いてある消耗品と、個別に買う物に分けて答えます。ボールペン、付箋、クリアファイル、コピー用紙などは、置き場所を伝えれば済みます。

モニター、椅子、キーボード、特定の部署だけが使う文具などは、購入の手続きが要ります。社内FAQには、自由に取ってよい物の一覧と、棚の写真を載せておきます。置き場所だけを聞く問い合わせが来なくなります。

「近くのコンビニで買って経費で精算していいですか」という問い合わせはよく来ます。社員の立て替えを認めるかは会社によって違い、認める会社でも金額の上限を決めていることがあります。

立て替えを認めない会社では、理由を短く添えると納得されやすくなります。各自がばらばらに買うと単価が上がる、購入先を会社でまとめている、といった理由です。精算の手順を聞かれたら、経理のFAQにつなぎます。

マウス、キーボード、モニター、ケーブル類は、総務が扱う会社と情シスが扱う会社があります。USBメモリーや外付けのハードディスクは、会社の情報を持ち出す手段にもなるので、情シスの許可を条件にしている会社があります。

社員はどちらに聞けばよいかわからないので、FAQに「パソコンにつなぐ物は情シス、それ以外は総務」のように線を引いて書いておきます。

椅子やモニターのように金額の大きい物は、上長の承認を入れる会社がほとんどです。申請してから届くまでに、承認、発注、配送の時間がかかるので、目安の日数を伝えます。

腰が痛いので椅子を替えたい、目が疲れるのでモニターを大きくしたい、という相談が来ることもあります。体の不調がきっかけの相談は、備品の申請だけで終わらせず、産業医や人事・労務の相談窓口もあわせて案内します。

共用の棚の在庫切れは、誰かが気づいても連絡されないまま空になっていることがあります。棚に「なくなったら【連絡先】へ」と貼っておくと、補充までの時間が短くなります。

発注する周期を週1回、月1回などと決めておけば、「いつ入りますか」と聞かれてもすぐに答えられます。