会議室の予約方法を聞かれたら

会議室の予約方法は、OutlookやGoogleカレンダーで会議室を選ぶ方法、専用の予約システム、紙の予約表など、会社によって違います。「カレンダーから予約してください」とだけ返すと、予定に会議室を加える操作がわからず、もう一度問い合わせが来ます。

社内FAQには、予定を作る画面で会議室を選ぶ場所と、部屋の定員や設備が表示される場所まで書いておきます。画面キャプチャを1枚付けておくと、パソコンの操作に慣れていない社員も迷いません。

取引先を招く会議では、使える部屋が決まっていることがあります。執務エリアを通らずに入れる応接室や、来客用のフロアにある会議室などです。

来客がある場合は、会議室の予約とは別に、受付への来客登録や入館証の手配が要る会社もあります。予約の問い合わせを受けたら「社外の方は来ますか」と聞き、来るなら受付の手順も同じ返信で伝えます。お茶出しや駐車場の手配も同じタイミングで聞かれるので、FAQに並べて書いておきます。

「予約したのに別の人が使っている」という問い合わせは、予約の画面を見れば、どちらの予約が入っているかがわかります。担当者が現地に行く前に、予約の画面を相手に見せて話してもらうよう案内します。

予約だけ入っていて誰も来ない部屋も、問い合わせのもとになります。開始時刻から一定の時間が過ぎても使われていなければ予約を取り消せる、というルールを決めている会社もあります。毎週の定例会議で同じ部屋を押さえ続けてよいかも決めておくと、担当者ごとに判断が割れません。

会議室の問い合わせには、「モニターに映らない」「Web会議で相手の声が聞こえない」といった機器の相談も混ざります。部屋の予約と清掃は総務、映像や音響の機器は情シス、というように担当が分かれている会社では、FAQに連絡先を分けて書きます。

機器のトラブルは会議の直前に起きやすいので、各部屋にケーブルのつなぎ方を書いた紙を置いておきます。担当者を呼ばずに解決できることがあります。

机や椅子が動いたまま、ホワイトボードに文字が残ったまま、エアコンがつけっぱなしのことがあります。こうした状態は、次に使う人からの問い合わせにつながります。使い終わったときに戻す状態を、写真付きで部屋に貼っておきます。

会議室で飲食してよいか、昼休みに個人で使ってよいかも、FAQに書いておくと聞かれずに済みます。