社員証や入館証をなくしたと言われたら

社員証がICカードで、入館や複合機の認証に使われている場合、拾った人がそのまま社内に入ることができてしまいます。問い合わせを受けたら、再発行の話より先に、なくしたカードの利用を止めます。

止める操作をするのが総務なのか、ビルの管理会社なのか、情シスなのかを決めておき、夜間や休日に連絡が来たときの手順も書いておきます。見つかったら利用を戻せる仕組みであれば、そのことも伝えます。止めたら元に戻せないと思うと、社員は連絡をためらいます。

利用を止めたら、最後に使った時間と場所、社外でなくした可能性があるかを聞きます。社内でなくしたようなら、落とし物の窓口に届いていないかを確かめます。

駅や店など施設の中でなくした場合は、まずその施設に問い合わせてもらい、見つからなければ警察に届けます。路上など施設の外でなくした場合は、警察署や交番に遺失届を出してもらいます。社員証に会社名や顔写真が載っている場合は、社外でなくした件を情報管理を担当する部署にも伝えます。

「社員証をなくした」「家に忘れた」という連絡は出社の直前や直後に来やすく、社員がまず知りたいのは「今日どうやって入るか」です。受付で本人確認をして一日だけ使える入館証を渡すのか、同じ部署の人に迎えに来てもらうのかを決めておきます。

社員証で複合機の印刷や勤怠の打刻をしている会社では、再発行までの代わりの方法も伝えます。打刻できなかった分は、打刻の修正申請で直してもらいます。

再発行に手数料を取るかどうかは会社が決めます。社員に費用を持ってもらう場合は、金額と条件を規程に書き、先に社員に知らせておきます。

手数料を給与から差し引くには、書面による労使協定が必要です（労働基準法第24条）。協定の相手は、労働者の過半数で組織する労働組合、そうした組合がない場合は労働者の過半数を代表する者です。協定がないまま給与から引くことはできないので、差し引く前に人事・労務の担当者に協定があるかを確かめます。

再発行したあとに、古い社員証が見つかることがあります。古いカードは利用を止めたままにして、窓口に返してもらいます。本人の手元に2枚残ると、退職のときに返し忘れが起きます。

社員証や入館証は、退職日や契約が終わる日に回収する物として、返却のチェックリストに入れておきます。