郵便や宅配便の送り方を聞かれたら

郵便法では、信書を「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定めています。手紙やはがきなどの信書を送り届けられるのは、日本郵便と、総務大臣の許可を受けた信書便事業者だけです。

郵便法は、運送会社が信書を運ぶことだけでなく、運送会社に信書の送達を頼むことも禁じています。宅配便の窓口で受け付けてもらえたとしても、頼んだ会社の側が違反になることがあると社員に伝えます。

総務省の「信書のガイドライン」では、請求書、納品書、領収書、見積書、申込書、契約書が信書の例に挙がっています。印鑑証明書、住民票の写し、履歴書、給与支払明細書、健康診断結果通知書のような証明書や通知の類も信書です。

カタログ、新聞、雑誌、会報、カレンダー、ポスター、名刺、取扱説明書、配送伝票は信書にあたりません。判断に迷う書類は、総務省の信書相談窓口に問い合わせられます。

ゆうパックに信書は入れられませんが、荷物に添える封をしていない添え状や送り状は同封できます。

日本郵便のサービスのうち、ゆうパック、ゆうメール、ゆうパケット、クリックポストでは信書を送れません。書類は、封書、はがき、レターパックなど、それ以外のサービスで送ります。

契約書のように、送ったことや届いたことを記録に残したい書類は、書留のように記録が残る送り方を使うかどうかを会社で決めておきます。「普通郵便で出したら、届いていないと言われた」という問い合わせが減ります。

郵便物をまとめて出している会社では、郵便物を置く場所と、集荷に回す時刻が決まっています。社員が知りたいのは「何時までに出せば今日出るか」なので、締め時刻をFAQの先頭に書きます。

料金の払い方も会社によって違います。料金後納を使う会社、切手を総務で管理する会社、部署ごとに費用を振り分ける会社があります。宛名の書き方や、社名入りの封筒の使い分けも一緒に書いておくと、封筒を取りに来るついでの問い合わせが減ります。

会社の料金で私用の郵便や荷物を送ってよいかは、はっきり決めておきます。認めない場合でも、切手代を自分で払えば会社の集荷に出してよいのかまで書いておくと、個別に判断せずに済みます。

社員が通販の荷物を会社に届けてもらうことを認めるかどうかも、同じ場所に書きます。私物の荷物が会社に届くと、受け取りと保管の手間が総務にかかるからです。