源泉徴収票が欲しいと言われたら

給与を支払う会社は、給与を支払ったすべての社員に「給与所得の源泉徴収票」を作って交付しなければなりません（所得税法226条）。期限は、その年の分については翌年1月31日までです。年の途中で退職した人には、退職日から1か月以内に交付します。

税務署に提出する範囲には金額などの条件がありますが、本人への交付はその条件に関係なく全員が対象です。パートやアルバイトも、国内に住所がある外国人の社員も含みます。年収が2,000万円を超えて年末調整をしなかった社員にも交付します。退職金を払った人には、給与とは別に「退職所得の源泉徴収票」も退職日から1か月以内に交付します。

住宅ローンの審査や保育園の手続きでは、提出先によって、源泉徴収票のほかに住民税の課税証明書や会社が書く就労証明書を求められることがあります。提出先がどの書類を求めているかを社員に確かめてもらうと、作り直しが減ります。

医療費控除などで確定申告をする社員は、その年の源泉徴収票の金額を申告書に書き写します。発行前の1月に「早く欲しい」と言われたら、交付の予定日を伝えます。

年の途中で入社した社員は、前の会社の給与も含めて年末調整をします。前の会社の源泉徴収票で金額を確かめられるまで、その社員の年末調整は進められません。入社の手続きで出してもらう書類に、前職の源泉徴収票を入れておきます。

なくした分を何年前まで再発行するか、依頼から何日で出すかは、給与計算の担当と決めておきます。本人に渡す源泉徴収票には、マイナンバーを記載しません。税務署に提出する分にだけ記載します。

社員が承諾していれば、源泉徴収票を紙ではなく電子データで渡せます。給与明細のシステムでダウンロードできる会社は、画面の場所を伝えれば再発行の依頼が減ります。電子で受け取っている社員が紙を求めたら、紙で交付しなければなりません。退職すると給与明細のシステムにログインできなくなる会社では、退職者の分は紙かPDFで送ります。

退職した社員から「まだ届かない」と連絡が来たら、送った日と送り先の住所を確かめて答えます。退職後に引っ越している場合もあるので、退職の手続きで送り先を聞いておくと行き違いが減ります。退職した年に次の会社で年末調整を受けない人は、本人が確定申告をして税金を精算します。

逆に、入社した社員が前の会社から源泉徴収票をもらえていない場合は、まず前の会社に交付を求めてもらいます。交付期限を過ぎても届かなければ、本人が税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を出せます。届出には、残っていれば給与明細書の写しと、前の会社に交付を求めたことがわかる書類を添えます。この届出は交付されなかった場合の手続きで、一度もらったものの再発行には使えません。

社員への答え方は変わりませんが、担当者の作業が変わる点も押さえておきます。国税庁の案内では、2027年1月1日以後に提出する分から、市区町村に「給与支払報告書」を出せば、税務署にも源泉徴収票を出したものとみなされます。税務署に提出する源泉徴収票を別に作る必要がなくなります。

あわせて、税務署に出す範囲も変わります。年の途中で退職し、その年の給与が30万円以下の人を除いて、すべてが対象になります。一方で、本人への交付はこの特例を使っても必要です。社員に渡す分の作成と送付は、これまでどおり担当者の業務として残ります。