在職証明書を出してほしいと言われたら

在職証明書（在籍証明書）について、会社に交付を義務づける法律の規定はありません。労働基準法22条が交付を義務づけているのは、退職した人が請求したときの退職証明書です。とはいえ、発行しないと社員の保育園や住まいの手続きが止まってしまうので、依頼があれば発行する運用にしておきます。退職した人から在籍していた期間の証明を求められた場合は、退職証明書として扱います。

会社の様式を作るときは、載せる項目を先に決めます。氏名、生年月日、入社日、所属、雇用形態、在籍していることが基本です。あわせて、発行日、会社名と代表者名または部署名、社印を押すかも決めます。依頼から発行までの日数も決めておくと、急ぎの依頼にも答えられます。

「在職証明書をください」という依頼だけでは、何を作ればよいか決まりません。最初に、何の手続きに使うか、提出先はどこか、提出先が書式を指定しているか、いつまでに必要か、何部要るか、紙とPDFのどちらで受け取りたいかを聞きます。

提出先の書式に、会社で把握していない項目（年収の見込みや、今後の異動の予定など）が含まれていることもあります。書ける範囲を確かめ、書けない欄があれば社員に伝えて、提出先と相談してもらいます。同じ質問を毎回しないで済むよう、依頼用のフォームに項目を並べておきます。PDFで渡す場合は、提出先が紙の原本を求めていないかも社員に確かめてもらいます。

保育所などの利用の申し込みで求められる就労証明書は、こども家庭庁が標準的な様式を示しています。2024年9月30日に子ども・子育て支援法施行規則が改正され、この標準的な様式を原則として使うことが法令で定められました。様式の最新版は2026年8月5日に更新され、こども家庭庁のページでExcel形式が公開されています。

様式は申し込み先の自治体の案内に従うので、社員には自治体から受け取った様式を送ってもらいます。勤務時間や就労日数など、勤怠や人事の記録を見ないと書けない欄があります。申し込みの締め切りから逆算して、早めに依頼してもらいます。

退職した人が証明書を請求したら、会社は遅滞なく交付しなければなりません（労働基準法22条1項）。証明の対象は、使用期間、業務の種類、その事業での地位、賃金、退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）です。証明書には、本人が請求していない事項を書いてはいけません。再就職を妨げる目的で、第三者と示し合わせて秘密の記号を書き入れることも禁じられています。

解雇を予告された社員が、退職日までの間に解雇の理由の証明書を請求した場合も、遅滞なく交付します。この請求の時効は2年です（同法115条）。交付の義務に違反すると30万円以下の罰金の対象です。失業給付の手続きでハローワークに出す離職票は雇用保険の書類で、退職証明書とは別物です。

金融機関や不動産会社から、電話で「そちらに在籍していますか」と聞かれることがあります。電話の相手が本当にその会社の人か、社員本人が確認を頼んでいるのかは、電話だけではわかりません。

本人から事前に連絡を受けている場合だけ答え、連絡がなければ折り返しにして本人に確かめます。メールで在籍確認を求められた場合も同じです。この手順を決めて、代表電話やメールの窓口を受け持つ人にも伝えておきます。