社用車を使いたいと言われたら

社用車は、予約、鍵の受け取り、運転前の確認、運転日誌の記入、返却という流れで使います。社員が迷うのは、鍵がどこにあるか、給油をどうするか、返すときにどこに停めるかです。

社内FAQには、この流れを順番に書き、車ごとの駐車場所や給油カードの有無も載せます。運転してよい人の条件を決めている会社では、免許の種類や社内の運転許可を、予約の前に確かめられるようにしておきます。

乗車定員11人以上の車を1台以上、またはそれ以外の車を5台以上使う事業所は、安全運転管理者を選ぶ義務があります。二輪車は1台を0.5台として数えます。安全運転管理者は、運転しようとする人と運転を終えた人について、目視などで確かめるほか、アルコール検知器を使って酒気帯びの有無を確認します。検知器による確認は、2023年12月1日から義務になっています。

確認した内容は記録し、1年間保存します。記録するのは、確認者と運転者の氏名、車の登録番号、確認の日時と方法、酒気帯びの有無、指示した事項などです。

警察庁のQ&Aによると、酒気帯びの確認は運転の直前や直後に毎回行う必要はありません。運転を含む業務の開始前や出勤時、業務の終了後や退勤時に行えば足ります。

直行直帰などで対面の確認ができない日は、社員に携帯型のアルコール検知器を持たせる方法が示されています。カメラやモニターで顔色や声の調子と測定結果を見る方法や、電話で声の調子を確かめながら測定結果を報告させる方法です。社員には「直行の日は、出発前に【確認の方法】で連絡してください」と、手順で伝えます。安全運転管理者が不在のときは、あらかじめ指定し指導した補助者に確認させることもできます。

交通事故があったとき、運転者はすぐに運転を止め、けが人を救護し、道路の危険を防ぐ措置をとります。そのうえで警察官に報告しなければなりません（道路交通法第72条）。

社員には「けが人の救護と警察への連絡が先。そのあと【事故の連絡先】へ」という順番を、車内に置く連絡カードなどで伝えておきます。保険会社に誰が連絡するか、事故の報告書を誰が書くかも、会社で決めておきます。

私有車を仕事に使うことを認めるかは、会社によって違います。認める場合は、任意保険の補償の条件、ガソリン代の精算方法、事故のときの費用の持ち方を規程で決めておきます。

認めていない会社では、「認めていません」だけで終わらせず、社用車の空きがないときにタクシーや公共交通機関を使ってよいかまで答えます。